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Our reputable client in the industrial manufacturing sector is seeking a Bilingual Human Resources Associate who supports the day-to-day operations of the Human Resources department by assisting with recruitment, onboarding, employee relations, HR systems, and administrative processes. This role works closely with managers, employees, and the payroll team to ensure HR programs and policies are implemented effectively while maintaining accurate records and supporting organizational objectives.

This is a hybrid role (3 days a week onsite; 2 days from home) based out of their Montreal office.

Key Responsibilities

Recruitment and Staffing

• Support recruitment and selection activities including drafting job descriptions, screening résumés, coordinating interviews, updating the applicant tracking system, and liaising with external vendors.

• Assist with the preparation and coordination of employment offers and related documentation.

Onboarding and Employee Support

• Coordinate the onboarding process for new employees, including reference checks, new hire orientations, and the preparation of training and communication materials.

• Respond to employee inquiries regarding HR policies, procedures, and general HR matters for both unionized and non-unionized employees.

HR Administration and Systems

• Collaborate with the payroll department to ensure timely communication of employee updates and changes.

• Assist with the implementation and ongoing administration of the HR/payroll system.

• Extract HR data from HR/payroll software and prepare summary reports and analytics.

Compensation, Benefits, and Disability Management

• Support the administration of employee compensation and benefits programs.

• Assist with the management of non-occupational disability files and related documentation.

Employee Relations and Development

• Maintain and track grievance records and support related processes.

• Participate in needs analysis, planning, and coordination of employee training and development initiatives.

Policy Development and Process Improvement

• Assist in the design, development, communication, and training related to HR policies and procedures.

• Identify opportunities to improve or automate HR processes to enhance service delivery and operational efficiency.

• Provide general HR administrative support under the direction of the Human Resources Manager.

Required Skills, Knowledge, and Qualifications

• Post-secondary education in Human Resources or a related field.

• 2–3 years of experience in an HR Coordinator or HR Associate role.

• Strong knowledge of applicant tracking systems, social media platforms, and recruitment best practices.

• Solid understanding of Canadian employment legislation.

• Minimum of 2 years of experience extracting HR data and developing reports.

• Experience managing disability claims is considered an asset.

• Experience working in an industrial, manufacturing, or construction environment is an asset.

• Fluency in both French and English (spoken and written) is required.

• Excellent verbal and written communication skills with strong professional email etiquette.

• High level of attention to detail and ability to maintain confidentiality.

• Strong initiative and ability to work independently with minimal supervision.

• Ability to manage multiple priorities across a multi-site organization in a fast-paced, deadline-driven environment.

• Strong critical thinking and problem-solving abilities.
  

French Version

Responsabilités principales
• Fournir du soutien et assurer le remplacement au besoin pour le recrutement et la sélection, ce qui peut inclure la rédaction de descriptions de poste, le tri de CV, la coordination des entrevues, la mise à jour du système de suivi des candidatures, la coordination avec les fournisseurs externes et la rédaction des lettres d’offre.
• Assister et/ou coordonner le processus d’intégration des nouveaux employés – vérifications de références, orientations des nouveaux employés et organisation de matériel de formation/communication
• Répondre aux demandes des employés concernant les politiques et procédures actuelles ainsi que diverses questions liées aux RH pour les groupes syndiqués et non syndiqués
• Collaborer avec le département de la paie pour s’assurer que les changements et informations concernant les employés sont communiqués à la paie en temps opportun
• Participer à la mise en œuvre et à l’administration continue d’un système RH/paie
• Extraire les données RH du logiciel RH/paie et produire des rapports sommaires
• Assister dans l’administration de la rémunération et des avantages sociaux
• Contribuer à la gestion des dossiers d’invalidité (non professionnelle)
• Participer au suivi des griefs
• Participer à l’analyse des besoins, à la planification et à la coordination de la formation et du développement des employés
• Gérer les besoins administratifs en RH sous la direction du/de la gestionnaire des ressources humaines
• Participer à la conception, au développement, au déploiement et à la formation des politiques et procédures d’emploi
• Identifier des occasions d’optimiser ou d’automatiser les processus afin d’améliorer continuellement la prestation de services

Compétences, connaissances professionnelles et qualifications requises
• Études postsecondaires en ressources humaines ou dans une discipline connexe
• Solide connaissance des systèmes de suivi des candidatures, des médias sociaux et des meilleures pratiques en recrutement
• 2 à 3 ans d’expérience dans un rôle d’associé(e) ou de coordonnateur(trice) en ressources humaines
• Bonne connaissance de la législation en matière d’emploi à travers le Canada
• Plus de 2 ans d’expérience concrète dans l’extraction de données RH et leur intégration dans des rapports
• Une expérience en gestion des réclamations d’invalidité constitue un atout
• Expérience dans un environnement industriel, manufacturier et/ou de construction constitue un atout
• Maîtrise du français et de l’anglais (bilinguisme requis), tant à l’oral qu’à l’écrit
• Excellentes aptitudes en communication verbale et écrite, y compris une attention particulière à l’étiquette professionnelle des courriels
• Grand souci du détail et sens élevé de la confidentialité
• Forte initiative et capacité à travailler avec un minimum de supervision
• Capacité à prioriser les responsabilités dans une organisation multi-sites et à résoudre des problèmes tout en demeurant flexible dans un environnement rapide et axé sur les échéances
• Esprit critique et compétences en résolution de problèmes démontrées
• Capacité à travailler efficacement en équipe et à tous les niveaux de l’organisation, où la flexibilité, la collaboration et l’adaptabilité sont essentielles